Fast jedes Unternehmen kommt irgendwann an einen Punkt, wo es dringend neue Softwarelösungen braucht. Das gilt nicht nur für Digitalunternehmen, sondern auch für andere Branchen. Ob Buchhaltung oder Kundenmanagement, Personalabteilung oder Logistik – jeder Unternehmensbereich benötigt Software, die seinen besonderen Anforderungen entspricht. Manchmal reichen dabei Standard-Computerprogramme völlig aus. Je komplexer der Bereich sich gestaltet, desto eher wird jedoch eine Individualsoftware notwendig. Deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf individuell gestaltete Softwares. Es ist ein bisschen wie die Entscheidung zwischen: Ein Fertighaus, wie viele andere oder doch eher ein Haus vom Architekten? Aber was ist der Unterschied zwischen Standardsoftware und Individualsoftware? In welchen Fällen reichen Standardlösungen aus? Und wann sollte man als Unternehmen lieber Individualsoftware einsetzen?
Was ist der Unterschied zwischen Standard- und Individualsoftware?
Die Unterschiede zwischen Standard- und Individualsoftware sind vielfältig. Um sie zu verstehen, hilft die Definition der Begriffe:
Was ist eine Standardsoftware?
Standardsoftware ist vergleichbar mit einem Fertighaus. Der Begriff Standardsoftware wird für Softwaresysteme verwendet, die als vorgefertigte Produkte, meist als Lizenzmodell, gekauft oder kostenlos heruntergeladen werden können. Sie verfügen häufig über zahlreiche Funktionen sowie Funktionserweiterungen. Allerdings ist diese Form von Software auf die vorgegebenen Möglichkeiten begrenzt.
Beispiele für Standardsoftware
Im Alltag nutzen die meisten Menschen verschiedene Standardsoftwarelösungen, wie Microsoft Office mit Word, Excel oder Power Point. Auch in Unternehmen werden häufig Standardlösungen verwendet. Zum Beispiel viele Standard-CRM-Systeme oder ERP-Lösungen, die nicht individualisiert werden können.
Was ist eine Individualsoftware?
Individualsoftwares und Applikationen, sind individuell an die technischen, organisatorischen und funktionellen Anforderungen des Auftraggebers oder Anwenders angepasste Softwarelösungen. Im Haus-Vergleich also das Architektenhaus. Sie zeichnet sich dadurch aus, dass sie sozusagen „massgeschneidert“ an die Bedürfnisse der Anwender angepasst wurde.
Beispiele für Individualsoftware
Bei Individualsoftware handelt es sich in den meisten Fällen um Unternehmenssoftware. Ein Beispiel dafür wäre eine ERP oder Customer-Relationship-Management-Lösung, in der der im CRM abgebildete Vertriebsprozess präzise auf den Prozess eines Unternehmens angepasst wird. Hierfür wird der Prozess genau analysiert und in einzelne Schritte zerlegt. Um diese digitalisieren zu können, müssen sie als Anforderungen bzw. User Stories für die Entwicklung dokumentiert werden.
Warum Standardsoftware?
In vielen Bereichen der Unternehmens-IT vertrauen Unternehmen auf Standardsoftware. Also auf Software-Produkte, die für eine grosse Anzahl an Kunden entwickelt wurden. Der vermeintlich grosse Vorteil liegt auf der Hand: Als einer von sehr vielen Kunden zahlen Unternehmen nur einen Bruchteil der Entwicklungskosten (jedoch meistens nur anfänglich). Die Variante ist dadurch (kurzfristig) kostengünstiger als die Entwicklung einer massgeschneiderten Applikations-Lösung.
Probleme bei einer hohen Standardisierung der Software
Im Bereich von CRM / ERP und Software für Marketing, Vertrieb und Service arbeiten Standard-Lösungen mit Funktionen, die für viele Unternehmen grösstenteils passen. Allerdings können dabei spezielle Anforderungen und Geschäftsabläufe oft nicht abgebildet werden. Bevor Sie mit einer Standard-Lösung Kompromisse eingehen, sollten Sie sich fragen, ob es nicht diese unternehmenseigenen Prozesse sind, die Ihr Unternehmen bisher einzigartig gemacht haben und massgeblich zum Unternehmenserfolg beigetragen haben. Ein grosses Problem der Einführung einer Standard-Lösung liegt darin, dass Unternehmen sich weniger vom Wettbewerb differenzieren können und ihre Wettbewerbsfähigkeit darunter leidet.
Vor- und Nachteile der Standard-Software auf einen Blick:
Vorteile von Individualsoftware
Der grösste Vorteil einer Individual-Lösung liegt in der adäquaten Abbildung von Geschäftsprozessen – auch im Hinblick an künftige Anforderungen und individuellen Erweiterungen. Eine CRM-Studie von 2020 zeigt, dass 70 Prozent hier das stärkste Argument für eine individuelle Lösung sehen. Die eigene Unternehmensstrategie und Vision können schliesslich nicht über eine Standard-Software abgebildet werden, ohne an Individualität zu verlieren.
Ausserdem verspricht sich knapp die Hälfte der Studie einen Wettbewerbsvorteil durch die Differenzierung vom Wettbewerb.
Nachteile individuell angepasster Software
Hinter einer Individual-Lösung steckt Aufwand: die Software wird massgeschneidert an Ihre Unternehmens-Bedürfnisse angepasst (siehe nachfolgender Ablaufprozess). Der Entwicklungsprozess nimmt damit mehr Zeit in Anspruch als die Einführung einer bereits vorhanden Standardsoftware. Nicht zuletzt spielt auch der Kostenfaktor von Individual-Lösungen eine zentrale Rolle. Die Umsetzung von speziellen Anforderungen, die auf das jeweilige Unternehmen angepasst sind, erfordert dementsprechend hohe Entwicklungskosten.
Vor- und Nachteile der Individualsoftware auf einen Blick
Was ist nun besser: Standardsoftware oder Individualsoftware?
Beide Varianten haben ihre Vorteile und Einsatzbereiche. Beispielsweise müssen Sie für ein Textverarbeitungsprogramm nicht das Rad neu erfinden. Für die meisten Unternehmen sind die Funktionen von Microsoft Word für die Textverarbeitung vollkommen ausreichend. Sollen jedoch firmeneigene Prozesse abgebildet werden, Schnittstellen oder spezifischen Anforderungen umgesetzt werden, ist es sinnvoll über Individualsoftware nachzudenken. Zudem gibt es eine weitere Möglichkeit, die das Beste aus beiden Welten vereint: individualisierbare Standardsoftware (siehe ERP / CRM und Datenbanken / Applikationen). Sie bietet sowohl die Vorteile von Individual- als auch von Standardsoftware. Best Practice Standardprozesse werden dabei um individuelle Anforderungen des Unternehmens erweitert und werden durch die Release-Fähigkeit nachhaltig konzipiert. Damit lassen sich unternehmenskritische Prozesse zeit- und kosteneffizient abbilden. Wir entwickeln für Sie Ihre massgeschneiderte Lösung!
Vernetzung ist entscheidend für den Erfolg (Schnittstellen)
Auch die Vernetzung der Applikationen zur restlichen IT-Landschaft im Unternehmen ist entscheidend. Bei vielen Unternehmen liegt genau hier noch ein sehr grosses Potenzial: Gem. Studie geben rund 23% an, dass die grösste Herausforderung bei der Implementierung eines Systems fehlende Schnittstellen zu anderen Systemen ist.
Viele Applikationen bieten zwar im Standard bereits Schnittstellen zu anderen IT-Systemen. Die Erfahrung zeigt aber auch, dass bei fast jedem Unternehmen dennoch zusätzliche individuelle Anpassungen für eine optimale Umsetzung der Strategie notwendig sind. Denn in der Praxis bringt eine über die Jahre gewachsene IT-Landschaft oft ihre Eigenheiten mit: Teilweise veraltete Systeme werden erst nach und nach erneuert. Standard-Konnektoren geraten da schnell an ihre Grenzen. Hier haben sich eine flexible, offene Lösung und ein modularer Aufbau bewährt. Auch zahlreiche Insellösungen innerhalb innerhalb der Unternehmungen gelten je länger je mehr als Problem.
Wie Sie von beiden Ansätzen profitieren
Unternehmen verändern sich heute sehr schnell – ebenso schnell müssen sich Software-Lösungen weiterentwickeln, um mit den Anforderungen mitzuhalten. Nur so bleibt ein Unternehmen wettbewerbsfähig und kann Innovationen schnell auf den Markt bringen. Um rasch reagieren zu können und gleichzeitig den gewünschten Anforderung der Unternehmung gerecht zu werden, sollten Sie auf eine flexible und erweiterbare Individual-Software resp. Individual-Standard-Software setzen. Standard-Module bieten für Applikationen häufig schon Grundfunktionalitäten wie etwa für die Abläufe in Vertrieb, Marketing, Infrastruktur, Finanzen und Service. Durch die Individualisierbarkeit können diese noch exakt an die tatsächlichen Prozesse angepasst werden und die Applikation mit der bereits vorhandenen IT-Infrastruktur via Schnittstellen vernetzt werden. So gewinnt Ihr Unternehmen an Reaktionsschnelligkeit.
Fazit
Standardlösungen bieten die grösstmögliche Kosteneffizienz. Jedoch kann Standardsoftware Ihre Prozesse und Bedürfnisse nie so genau treffen wie eine massgeschneiderte Individuallösung. Nur mit individuellen Lösungen, lassen sich Prozesse und Anforderungen exakt abbilden. Das erleichtert die Arbeit mit dem System, verkürzt Einarbeitungszeiten und erhöht die Nutzerakzeptanz und Effizienz. Um die meisten Vorteile aus beiden Softwarevarianten zu ziehen, sollten Sie auf individualisierbare Standardsoftware setzen.
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